Fungujte efektívnejšie. 8 techník pre lepší time management

Ste perfekcionista, alebo veríte, že najlepšie nápady sa rodia z chaosu? 

Väčšina z nás bojuje s množstvom práce a nedostatkom času. Povinnosti sa na nás valia zo všetkých strán, zatiaľ čo času máme stále rovnaké množstvo - 24 hodín, každý deň - ani o minútu viac.

Niektorí ľudia dokážu tvoriť aj v chaotickom prostredí a svoje úlohy dokončiť s dobrými výsledkami. Iní zasa potrebujú mať poriadok absolútne vo všetkom a netolerujú žiadne odchýlky.

Neorganizovanosť, rovnako ako perfekcionizmus, vytvárajú stres. Vedú k prepracovanosti, prokrastinácii a nezmyselnému tápaniu nad úlohami. Bránia nám vidieť súvislosti, ktoré by nás doviedli k dokončeniu projektov.

Je celkom bežné, že sa človek pozabudne pri práci a zabúda na relax, ktorý je nevyhnutný, aby mohol ďalej pokračovať. Efektívny time manažment obsahuje aj čas na oddych, počas ktorého si usporiadate myšlienky a získate novú energiu, aby ste do svojej práce vložili to najlepšie, čo v sebe máte.

Ak cítite, že potrebujete do svojho života vniesť trošku poriadku, vyskúšajte niektorú z nasledujúcich techník.

1. Prioritizácia úloh

Ak sa cítite neustále zaneprázdnený, iste máte predstavu o cieľoch, ktoré by ste chceli dosiahnuť, zastavte sa a premyslite si, čo je pre vás naozaj dôležité. K vysokým cieľom vás dostanú každodenné menšie úlohy. Naučte sa dať prednosť tým úlohám, o ktorých viete, že sú dôležitým krokom k vášmu cieľu. 

Označte si vo svojom TO-DO liste priority podľa dôležitosti a urgentnosti:

• Dôležitosť predstavuje písmená: A - najvyššia, B - stredná, C - nízka dôležitosť
• Urgentnosť označíme číslami: 1 - súrne, 2 - menej súrne, 3 - počká to. 

Možno sa obávate, čo sa stane, ak nesplníte čo i len jednu drobnosť zo všetkých povinností, nad ktorými premýšľate. Tieto obavy sú však neoprávnené. Len si skúste svoje myšlienky napísať a roztriediť. Uvidíte, že sa nič nepokazí, ak povinnosť, označenú C-3, jednoducho škrtnete. Naopak - získate viac času na dôležité veci.

2. Paretovo pravidlo 80/20

3. Koniec prokrastinácie so systémom 4 „O“ 

Slová, ktoré začínajú rovnakým písmenkom, si ľahko zapamätáte a môžete sa ich chytiť vždy, keď do vášho dňa znovu vstúpi chaos. Tieto slová hovoria o tom, ako si rozvrhnúť úlohy: 

1. Odstrániť - Je úloha naozaj tak dôležitá? Ak nie, vyškrtnite ju zo zoznamu aj z mysle.
2. Odovzdať - Naučte sa zveriť úlohu niekomu inému. Najmä ak podnikáte je veľmi dôležité dôverovať ľuďom, ktorí vás odbremenia od povinností. Delegujte, aby ste sa mohli venovať prioritám. 
3. Okamžite vykonať - odkladanie úlohy, ktorá je pre vás prioritná, znamená neskoršie pocity stresu a úzkosti. Pustite sa do nej ihneď. 
4. Odsunúť - ak to nie je možné urobiť dnes, presuňte prioritnú úlohu na zajtrajšie ráno. 

Ako vám pomôžu 4 „O“?

Venujte 15 minút každý večer triedeniu svojej práce na nasledujúci deň. Vďaka jednoduchému systému 4 „O“ sa budete venovať len tým najdôležitejším. Po čase môžete sledovať plody svojej efektívnej práce.

4. Technika „Pomodoro“

Známa technika, ktorej symbolom je kuchynský „budík“ v tvare paradajky, sa nazýva podľa paradajky po taliansky - „Pomodoro“. Spočíva v presnom meraní času a rozdelení pracovných blokov na 25 minútové úseky.

Francesco Cirillo, muž, ktorý vytvoril túto techniku, na meranie časových úsekov skutočne používal rozkošný kuchynský budík. Poslúži však akýkoľvek časovač - stopky, či aplikácia Pomodoro Timer. 

Postup:

• Pripravte si všetko, čo potrebujete na svoju prácu. Urobte si poriadok na stole. 
• Pripravte si časovač. Spustite ho a začnite pracovať. 
• Po 25 minútach prestaňte pracovať a vychutnajte si prestávku - 5 minút oddychujte.
• Po prestávke opäť pracujte 25 minút. Opakujte ešte 3x. 
• Nasleduje prestávka 20 minút.

Ako pomôže „Pomodoro“? 

Americký spisovateľ Cal Newport vo svojej knihe Deep Work (Hlboká práca) hovorí, že hlboké sústredenie sa na prácu je kľúčom k jej úspešnému dokončeniu. Netreba však zabúdať na pravidelné prestávky. Ľudský mozog nedokáže fungovať nepretržite. Ak si vymedzíte presný čas na prácu a oddych a budete sa dôsledne držať svojho rozvrhu, zbavíte sa stresujúcich myšlienok a pocitov, že „nestíhate“, ktoré vedú k vyhoreniu.

Časový úsek 25 minút sa však môže zdať krátky, najmä ak sa plne sústredíte a práca vám ide od ruky. Povinosť dať si prestávku tak môže niekto vnímať ako nevýhodu.

Prácu v režime podľa techniky „Pomodoro“ si môžete uľahčiť niektorou z dostupných aplikácií. Niektoré z nich vám zmerajú čas na prácu a prestávky, iné umožnia zdieľať vaše úspechy s ostatnými používateľmi. (3)

5. GTD (Getting Things Done)

Túto techniku popísal David Allen vo svojej knihe, ktorá je dostupná v češtine Mít vše hotovo - Umění produktivity bez stresu. 

V piatich jednoduchých krokoch sa naučíte efektívne plánovať, nastaviť si priority a určiť si realistické ciele. (4)

1. Zachytiť - Zapíšte si každý úlohu, ktorá vám “príde na rozum”.
2. Ujasniť si - Ktorá z úloh je DNES splniteľná v konkrétnych krokoch?
3. Organizovať - Roztrieďte si úlohy ja jednotlivé kategórie a zaraďte ich do kontextu: práca, domov atď. 
4. Reflektovať - Z času na čas si prezrite celý svoj zoznam. Ktoré z úloh sú splniteľné tento týždeň? Ktoré sú prioritné?
5. Angažovať sa - Je čas pustiť sa do práce!

Táto technika pomohla už mnohým ľuďom pracovať efektívnejšie. Neobsahuje však spôsoby, ako sa vyrovnať s rušivými elementmi. Nepočíta s nimi.

6. Timeboxing - Čas v krabičkách

Podobné ako technika „Pomodoro“, technika Timeboxing je účinná vďaka presnému vymedzeniu časových úsekov na jednotlivé úlohy. Čas na prácu a na prestávky si však určujete sami, podľa vlastného uváženia a skúsenosti. 

Technika sa osvedčila v manažmente veľkých projektov. Je ideálna pre ľudí, ktorí riešia veľké množstvo rozmanitých úloh, z ktorých každá si vyžaduje inú dávku pozornosti. 

Ako na to?

1. Spíšte si zoznam všetkých úloh, ktoré máte dnes v pláne, aj s ich cieľmi. 
2. Ku každej úlohe pripíšte čas, ktorý jej chcete venovať. Ťažké úlohy si analyzujte a rozdeľte na kratšie časové intervaly s prestávkami. Na dôležité úlohy s blížiacimi sa deadlinami, si vymedzte dlhšie úseky.
3. Začnite s prvou úlohou. Berte časové úseky na prácu naozaj vážne - nenechajte sa ničím vyrušiť. Merajte si čas, keď vyprší, dajte si pauzu. 
4. Pokračujte v ďalších úlohách podľa určeného času.
5. Na konci dňa vyhodnoťte, asi sa vám darilo a či ste splnili svoje ciele.

Ako to pomôže?

S touto technikou získate sebadisciplínu a naučíte sa sústrediť len na jednu vec. Už žiadnny multitasking. Na meranie času využite niektorú z aplikácií, napríklad Toggl, aplikáciu, do ktorej si môžete spísať všetky vaše to-do listy a spätne sledovať vlastné pokroky. Na manažovanie väčších projektov sú komplexné aplikácie, ako je Timely - ktorá dokáže automaticky zmerať čas strávený prácou. 

Nevýhodou Timeboxingu je, že neurčuje presné hranice. Vyžaduje niekoľko dní skúšania, pokusov a omylov, kým zistíte, v akých časových úsekoch dokážete pracovať najefektívnejšie.

7. Inbox Zero

E-mailová schránka, v ktorej sa musíte „predierať“ hromadami nepodstatných newsletterov, aby ste konečne našli dôležitý e-mail, je ako detská izba, v ktorej cez hračky na podlahe nemáte kam stúpiť. Ak je však prázdna a čistá, dôležité správy prídu rovno k vám. 

Táto technika vás naučí nenechať sa rušiť prichádzajúcimi e-mailmi s novými úlohami. 

Postup: 

1. Na dôležité správy odpovedzte a archivujte si ich, označte štítkami podľa konkrétnych projektov. 
2. Menej dôležité správy prepošlite kolegom.
3. Staré a neaktuálne správy zmažte.

Okrem toho, že si vytriedite celú schránku správu po správe, určíte si presný čas na vybavovanie e-mailov a vypnete upozornenia od e-mailu. Zrušte odbery newsletterov, ktoré vôbec nečítate. 

Taktiež si nenechávajte otvorenú kartu v prehliadači, v ktorom pracujete - je to akoby ste e-mail mali stále na pozadí. 

Nevýhodou techniky Inbox Zero je, že ak vás inbox obsahuje niekoľko tisíc správ, z toho pár stoviek neprečítaných, asi vám zaberie dosť veľa času, kým sa dostanete k nule. Vzhľadom na to, že ide len o manažment e-mailovej schránky, na celkový manažment času je potrebné ju kombinovať s inou technikou.

8. Eisenhower Matrix

Tabuľka, ktorá spôsobí prevrat vo vašom manažmente času. Je pomenovaná po americkom prezidentovi Eisenhowerovi, ktorý bol známy priam nadľudskou produktivitou práce vo svojej kancelárii. 

Základom techniky Eisenhower matrix je rozdelenie úloh do 4 kvadrantov. 

• Úlohy v prvom kvadrante sú urgentné a mali by ste ich vybaviť čo najskôr. 
• Čo nepočká, delegujte.
• Čo nie je urgentné, ale je to dôležité, odložte na neskôr. 
• Určite sa vo vašom zozname nájde niečo, čo sa dá jednoducho škrtnúť. Naučte sa hovoriť NIE.

Čaro tejto tabuľky spočíva v jej jednoduchosti. Nestratíte veľa času prípravami a naučíte sa venovať len tomu, čo je skutočne dôležité.

Ako sa pri práci zbaviť rušivých elementov?

Vieme, že ani precízne pripravené plány nemusia vždy vyjsť. Prostredie, v ktorom pracujeme, nám prináša výzvy pre naše sústredenie.

Pre skutočné výsledky v čase, ktorý ste si stanovili, však musíte „vypnúť“ všetko, čo by mohlo odpútať vašu pozornosť. Okrem toho, že si upracete stôl a vypnete televízor, potrebujete tiež odstup od sociálnych sietí a aplikácií, ktoré vás svojimi notifikáciami neustále lákajú k aktivite. S tým vám pomôže aplikácia Freedom. Zablokuje všetko, čo by vás mohlo vyrušiť a vy môžete v pokoji pracovať. 

Po niekoľkých hodinách sústavnej práce sa vám môže zdať zaujímavejšie čokoľvek, okrem projektu, ktorý musíte dokončiť. Aplikácia Freedom vypne len sociálne siete. Nezastaví dianie na ulici, neutíši dieťa za vaším chrbtom, ani vám nezabráni pustiť si ďalšiu časť obľúbeného seriálu.

Záver

Udržať pozornosť pri práci je vecou pevnej vôle. Motivácie. Vidiny cieľa, ktorý je pre vás najdôležitejší. Majte ho na pamäti vždy, keď vás začne zmáhať stereotyp. Pocit z dokončenia projektu bude úžasný.

Použité zdroje:

1. 10 Timeless Time Management Techniques
2. Pareto Principle or the 80/20 Rule
3. The 5 best Pomodoro timer apps in 2022
4. The 26 most effective time management techniques