Ako premeniť proces zmeny sídla firmy na jednoduché riešenie

Zmeny tvoria neoddeliteľnú súčasť nášho života, ktorou sa posúvame vpred. Napriek tomu ich ale nedokážeme vždy dobre prijať a spracovať. Najmä v podnikaní, ktoré sme si niekoľko rokov úspešne budovali, nie je nútená zmena zabehnutého systému vždy príjemná. Všetko sa však dá vyriešiť a v prípade zmeny sídla firmy to platí dvojnásobne. 

Na prvý pohľad nie je možno tento proces jednoduchý, avšak v mnohých smeroch sa vy aj vaša firma ním môžete zdokonaliť, získať viaceré výhody a zbaviť záťaže. Otázkou zostáva, ako zmenu sídla firmy úspešne zvládnuť?

Bez valného zhromaždenia to nepôjde

Zmena sídla firmy sa realizuje tak, že ju musíte najskôr dohodnúť na valnom zhromaždení. Závisí od toho, koľko spoločníkov spoločnosť s ručením obmedzeným má. V súlade so spoločenskou zmluvou alebo zakladateľskou listinou je potrebné v prípade viacosobovej „eseročky“ zvolať valné zhromaždenie a na ňom o zmene sídla rozhodnúť.

Toto rozhodnutie musí byť evidované spísaním vo forme zápisnice, v ktorej sa uvádza, že sa zhromaždenie alebo spoločník rozhodli a prijali zmenu sídla. Je dôležité, aby bolo v zápisnici riadne uvedené, že nové sídlo bolo úplným znením spoločenskej zmluvy prijaté.

Ak je rozhodnutie prijaté, v podstate predstavuje takáto jednoduchá zmena sídla firmy len aktualizáciu údajov, presnejšie - zmenu adresy v úvodných ustanoveniach dokumentov podpísaných konateľom.

Súhlas vlastníka nehnuteľnosti so zápisom sídla firmy

Podstatnou položkou pri zmene sídla firmy je nehnuteľnosť, na ktorej bude vaša spoločnosť registrovaná. Súhlas vlastníka nehnuteľnosti so zápisom sídla firmy v registri spolu s listom vlastníctva k nehnuteľnosti bude teda ďalším potrebným krokom, ktorý je nutné absolvovať. 

Súhlas môže mať aj formu nájomnej zmluvy. Pre úplnosť preukázania vlastníckeho vzťahu sa ale prikladá aj list vlastníctva, ktorý môže byť vo forme tlačeného dokumentu z (online) katastra.

Na zápis nového sídla musíte Obchodnému registru doložiť potrebné dokumenty

Sídlo firmy je adresa, ktorá sa podľa Obchodného zákonníka zapisuje do Obchodného registra. K tomuto zápisu však potrebujete po rozhodnutí na valnom zhromaždení doložiť niekoľko dôležitých dokumentov. 

• Formulár, ktorý nájdete na internete aj v elektronickej forme s názvom Návrh na zápis spoločnosti s ručením obmedzením do obchodného registra.
• Spomínanú zápisnicu z valného zhromaždenia alebo rozhodnutie jedného spoločníka.
• Rovnako bude potrebný aj získaný súhlas vlastníka nehnuteľnosti so zápisom sídla firmy v Obchodnom registri s LV k nehnuteľnosti (nájomná zmluva).
• Úplne znenie spoločenskej zmluvy v dvoch vyhotoveniach.

V rámci zápisu nového sídla firmy do Obchodného registra musíte počítať aj so súdnym, notárskym a správnym poplatkom.

Subjekty, ktorým je nutné zmenu sídla firmy oznámiť

Aby to všetko fungovalo ako má a kompetentné úrady o vás a vašej firme vedeli, je potrebné im toto rozhodnutie a vykonanie zmeny sídla firmy ohlásiť! Medzi subjekty, ktoré musíte podľa zákona kontaktovať, patria: 

• Daňový úrad – okrem ohlásenia zmeny musíte vrátiť aj staré osvedčenia o pridelení DIČ alebo IČ DPH
• Sociálna poisťovňa
• Zdravotná poisťovňa
• Dopravný inšpektorát
• Obchodní partneri

Ohlásenie úradom nestačí podať ústne a musíte ho doložiť výpisom spoločnosti z Obchodného registra s novým sídlom firmy, ktoré je úradne potvrdené. K tomu je tiež nutné doložiť aj písomné oznámenie o zmene sídla. 

Na prvý pohľad to možno neznie jednoducho, no v podstate je zmena sídla firmy zložená z logických postupov. Ako prvé sa musíte na zmene dohodnúť, potom nájsť vhodné miesto a nakoniec dohodu a zmenu oznámiť dôležitým úradom.